เคล็ดลับ การจดบันทึก

พอดี เปิด search หาความรู้เกี่ยวกับเรื่อง tools ต่างๆ ในการทำงานเอกสาร และเทคนิค ที่อยากบันทึกเก็บไว้

จากเวบนี้ –> http://www.olrepublic.com/career_list.asp?topicid=14

 

ขอบันทึกไว้หน่อย

 

เคล็ดลับ 7 ข้อสำหรับการจด Memo

           1. จดแบบ 5W3H
               01.WHAT・・・ต้องทำอะไร（Goal และ Objective）
               02.WHEN・・・เมื่อไหร่ （กรอบเวลาทำงาน）
               03.WHERE・・・ที่ไหน ไปไหน
               04.WHO・・・ใครหรือกับใคร（ผู้รับผิดชอบ、ผู้เกี่ยวข้อง、ชื่อลูกค้า）
               05.WHY・・・ทำเพื่ออะไร（เหตุผลในการทำ）
               06.HOW・・・อย่างไร（วิธีการ、ขั้นตอนการทำ）
               07.HOW MUCH・・・เท่าไหร่（งบประมาณ）
               08. HOW MANY ・・・เท่าไหร่（ปริมาณหรือจำนวนต่างๆ）
           2. จดทันที            โดยเฉพาะเวลานัด สถานที่ เพื่อป้องกันลืมหรือผิดพลาด
           3. จดแค่ประเด็น    จดเป็นประโยคสั้นๆ เฉพาะส่วนที่สำคัญ
           4. จด1แผ่น 1เรื่อง กระดาษแผ่นเดียวจดปนเปหลายเรื่องวันหลังกลับมาดูจะงง 
                                        ลองจดแยกเรื่องละแผ่น
           5. ใส่ใจตัวเลข       ตั้งใจฟังตัวเลขให้ดี ไม่ว่าจะวันเวลาหรือจำนวนเงิน 
                                        แหม่.. Budget มีเลขศูนย์เกินมาตัวหล่ะยุ่งเลย
           6. จดเลขให้อ่านง่าย ไม่ว่าใครดูก็เข้าใจได้ตรงกัน
           7. เก็บให้เข้าที่      จดเสร็จอย่าลืมเก็บให้เข้าที่ อย่าวางทิ้งไว้ เพราะนอกจากจะหลงลืมหรือหาย 
                                       อาจจะมีข้อมูลสำคัญอื่นๆ

 

 

 

แต่แค่การจดโดยใช้ 5W2H อย่างเดียวอาจจะไม่เพียงพอ
เพราะเวลาประชุมคนโน้นพูดทีคนนี้พูดที ไม่มีการเรียบเรียงให้เข้าใจได้ง่ายๆ แม้แต่เจ้านายหรือลูกค้า
ก็ไม่ใช่ทุกคนที่เรียบเรียงให้ดีก่อนพูด เรื่องที่พูดโดดไปโน่นมานี่ จนบางทีคนพูดเองยังงง?

 

 

ดังนั้นต้อง…

 

 

เข้าใจโครงสร้างรวมหรือภาพรวมของเรื่องที่จะคุยกันก่อนและนึกภาพนั้นอยุ่ในหัวเวลาที่ฟัง

     คุยกันเรื่องนี้ทำไม? （เข้าใจวัตถุประสงค์）
     ตอนนี้ เรื่องที่พูดอยู่ตรงไหนของภาพรวม （เข้าใจจุดที่พูด）
     แล้ว A=C หรือ A --> B --> C （เข้าใจความสัมพันธ์ของสิ่งที่พูด）
     แบบนี้ก็จะเริ่มจับประเด็นเรื่องที่พูดกันได้

    แต่ถ้ายังงงอยู่ก็ต้อง Confirm
    ถามไปเลยว่าตอนนี้หมายความอย่างที่เราเข้าใจรึปล่าว? จะได้ชัดเจนดี
    บางทีอาจจะมีคนสงสัยอย่างเราอยู่ก็ได้

    จากนั้นอย่าลืมสรุปสั้นๆ

    ที่เป็นกันบ่อยๆ ก็คือ เวลาฟังเหมือนจะเข้าใจ แต่ถ้าให้เล่าจากปากตัวเอง...ทีนี้ชักงง!!
    ดังนั้นลองสรุปสั้นๆ กันอีกทีเป็นภาษาของเราเอง จะได้เช็คความถูกต้อง ถ้าให้ดีลอง Comment
    ความคิดเห็นเพิ่มเติมไปด้วย

    อีกอย่างที่ต้องระวังก็คืออย่าก้มหน้าก้มตาจด โดยเฉพาะน้องใหม่ที่ชอบลืมว่าห้องประชุมไม่ใช่ห้อง
    Lecture การก้มหน้าก้มตาจดจะทำให้เรามองแต่กระดาษ ขาด Eye Contact และไม่สามารถดึง
    สิ่งที่คนพูดกำลังอยากจะสื่อออกมาได้เต็มที่

จดแค่ประเด็นเท่าที่จำเป็น
    พยายามก้มลงจดให้น้อยที่สุด แต่ถ้าใครไม่ชินลองเตรียมเขียนเอาไว้ก่อน
    ว่าเรื่องอะไรบ้างที่จำเป็นต้องจด หรือคำไหนที่ใช้กันบ่อยๆ ลองเขียนเป็นตัวย่อแบบของเราเอง
    เป็นเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ ที่จะพอช่วยได้

 

 

 

การบันทึกการประชุม

 

1. บันทึกเนื้อหาให้ถูกต้องและแม่นยำที่สุด ในขอบเขตเท่าที่ทำได้ และ เรียบเรียงออกมาให้เข้าใจได้ง่าย
2. สมมติตัวเองเป็นคนอ่านที่ไม่ได้เข้าประชุม อ่านแล้วต้องเข้าใจเรื่องที่ประชุมกันได้เลย ในเวลาสั้นๆ
   ไม่ต้องอ่านซ้ำ(อย่างน้อยอ่านแล้วก็”รู้สึกว่า” เข้าใจอารมณ์)  
3. ใช้เวลาในการทำให้สั้นที่สุด อย่าเสียเวลากับการทำ Minutes
4. เตรียมเรื่องที่คิดว่าต้องเขียนใน Minutes หรือเรื่องที่คิดว่าคนอ่านต้องการรู้เอาไว้ในใจ และ
   จับประเด็นไว้ตั้งแต่ตอนอยู่ในห้องประชุม